Prático e econômico, o escritório virtual tem cada vez mais se tornando uma das soluções mais escolhidas por aqueles que estão dando início a um empreendimento, devido o fato de ele ser menos custoso e oferecer uma série de serviços.

Dada a sua popularidade, várias companhias vêm prestado o serviço de escritório virtual em todo o território nacional, em diversas cidades e estados.

Normalmente, a contratação de um escritório virtual se dá quando o empreendedor não precisar estar presente diariamente no local. Isso é muito comum entre trabalhadores freelances ou indivíduos que viajam constantemente, fazendo uso do escritório apenas para realizar reuniões e pegar correspondências.

Ainda que o acesso à solução de escritório virtual seja fácil, é importante destacar que o processo para contratação do serviço varia para cada tipo de caso, podendo ocorrer tanto no ato de abertura da companhia ou na mudança de endereço, por exemplo.

Se você tem interesse no mundo dos negócios e está se preparando para empreender, confira a seguir 3 dicas infalíveis relacionadas ao escritório virtual.

1. Realize um levantamento dos materiais que você precisa para trabalhar

Antes de contratar um escritório virtual, é importante que em um primeiro momento você avalie todos os materiais que serão necessários para trabalhar.

Além de ter um endereço para realizar reuniões, atender clientes e receber correspondências e encomendas, o escritório virtual possibilita o armazenamento de documentos e telefones. Entretanto, itens de porte maior como uma impressora, não poderão ser sempre transportado. Afinal, você não estará sempre presente no espaço.

Por isso, a realização de um levantamento de tudo aquilo que é essencial para o seu trabalho é primordial. Acessórios básicos como carregadores de notebook e de celular são alguns exemplos de itens. Mas lembre: Quanto menos, melhor.

2. Esteja sempre em contato com seus clientes

A tecnologia é uma das principais aliadas dos empreendedores, e no escritório virtual ela é igualmente indispensável.

Mesmo para aqueles que estão adentrando no mundo dos negócios, é importante manter o contato com seus clientes, ainda mais no caso dos profissionais que trabalham em casa. E qual a melhor maneira de fazer isso? Vídeoconferências!

O Skype é um dos muitos softwares que podem ser utilizados em empresas. Gratuita, a ferramenta faz vídeo chamadas com uma ou mais pessoas, ligações e envia mensagens de textos.

Trata-se de uma forma de se comunicar com regularidade sem que o cliente tenha que de deslocar até o escritório, e sem custos – exceto que você faça uma ligação do Skype para um telefone fixo. Ele é perfeito para realizar reuniões. Para usufruir o aplicativo, basta que o empresário, demais funcionários e clientes tenham instalado em seu computador ou dispositivo móvel e estar conectado à Internet.

3. Organize seu trabalho desde o início

Mesmo um trabalho em escritório virtual requer organização. Cada vez mais os documentos físicos têm sido substituídos por suas versões digitalizadas, para evitar o acúmulo de papéis e facilitar o acesso aos dados.

Para esta migração, empreendedores têm investido em programas que disponibilizam armazenamento na nuvem, como o Google Drive, que é inteiramente gratuito. Lá, todos os tipos de arquivos (textos, planilhas, imagens, áudios e vídeos) são salvos na plataforma, e todos os colaboradores têm fácil acesso, desde que estejam conectados à Internet.

E se você acha que quem quer empreender não precisa se preocupar com isso ainda, engana-se. Quanto antes você dar início a uma forma de organização, mais otimizado serão os processos e mais familiarizado com o recurso você estará, e não passará por nenhum tipo de dificuldade.

Acima, você conheceu 3 das dicas infalíveis para empreender com sucesso em um escritório virtual. Gostou do post? Compartilhe!